Artist Alley AGB | ENGLISH BELOW

A. Allgemeine Teilnahmevoraussetzungen

I. Teilnahmeberechtigt
Die Konditionen für Stände der Artist Alley sind primär Künstlern (Zeichner, Fashiondesigner, Handwerkskünstler, Autoren, Content Creator, Cosplayer) vorbehalten. Der Veranstalter kann im Rahmen seines Ermessens auch andere Ausstellende zu diesen Konditionen zulassen.

II. Alter
Der Standbetreiber muss mindestens 18 Jahre alt sein.

III. Besetzung des Standes
Der Stand muss während der Öffnungszeiten an allen Veranstaltungstagen durchgängig besetzt sein (kurze Toilettenpausen sind erlaubt, wenn keine zweite Person den Stand betreiben kann). 


B. Bewerbung und Buchungsänderungen

I. Bewerbungszeitraum
Die aktuellste Bewerbungsphase wird immer auf Instagram, sowie auf der Homepage veröffentlicht.
Bewerbungen, die später eingehen, werden automatisch auf die Nachrückliste gesetzt. Der Veranstalter behält sich vor, die Bewerbungsphase vorzeitig zu beenden, wenn alle Plätze ausgebucht sind oder die Bewerbermaße die angebotenen Plätze um ein Vielfaches überschreiten.

II. Bewerbungsweg
Bewerbungen sind ausschließlich über das Bewerbungsformular einzureichen. Bewerbungen über andere Plattformen sind nicht zulässig. Bewerbungen, die mangelhaft übersendet werden, werden ohne weitere Rückmeldung abgewiesen.

III. Rückmeldung des Veranstalters / Rechnung
Standbestätigungen, Absagen, Rechnungen und notwendige Informationen erfolgen über die bei der Bewrrbung angegebene Mail in der Regel mindestens 4 Wochen vor der Veranstaltung. Die Zahlungsfrist der Rechnung ist auf der Rechnung vermerkt. Sollte die Zahlung nicht innerhalb der Frist möglich sein, ist der Veranstalter unaufgefordert zu kontaktieren. 

IV. Mitaussteller & Helfer
Mitaussteller, also mehrere Künstler an einem Stand, müssen während der Bewerbungsphase angefragt / angegeben werden. 

Wenn nicht anders erwähnt, ist in den Standkosten ein (1) Helfer enthalten. Jeder weitere Helfer muss im Besitz eines Tagestickets zur Veranstaltung sein.

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V. Standvergabe

Die Standvergabe erfolgt nach folgendem Schlüssel:

• ca 10% werden bewusst ausgesucht

• ca 90% werden ausgelost. Bei der Auslosung wird allerdings auf ein ausgewogenes Angebot aller ausgelosten Künstler im Gesamtbild geachtet (wurden von 50 Plätzen bereits 30 Bastler ausgelost, werden die restlichen 20 Plätze zB an Zeichner vergeben)

C. Ausschlusskriterien

I. Mangelhafte Bewerbung
Für die Bewerbung ist formell ausschließlich das Bewerbungsformular zu nutzen. Formlose Bewerbungen über andere Plattformen sind nicht zulässig. Ist im Bewerbungsformular explizit nach einem Link (zB zu einem Portfolio oder social media) gefragt und es wird nur ein Name angegeben, gilt dies als Mangel an der Bewerbung, was zum Ausschluss führen kann. 

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II. Regelverstöße

Bewerber, die in der Vergangenheit durch Regelverstöße beim Bewerbungsprozess oder auf einer Veranstaltung aufgefallen sind, können auch zukünftig von der Bijutsu ausgeschlossen werden. Dies liegt im Ermessen des Veranstalters. Regelverstöße sind u.A. unsittliches Verhalten, Sachbeschädigung, mangelhafte Standpflege / Müllentsorgung, beleidigendes oder geschäftsschädigendes Verhalten.

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D. Zahlung und Rücktritt

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I. Rücktritt

Der Rücktritt vom Stand ist frühzeitig beim Veranstalter anzugeben. Wer ohne Rückmeldung am Veranstaltungstag fern bleibt, wird für die künftigen Bijutsus ausgeschlossen. 

Wer bis zu 4 Wochen vor der Veranstaltung zurücktritt, erhält 100% der Standmiete zurück.

Wer zwischen 4-0 Wochen vor der Veranstaltung zurücktritt, erhält keine Rückerstattung der Standmiete.

Dabei kommt es nicht auf den Grund des Rücktritts an.

Diese Regelung gilt für die Bijutsu Convention.

Für den Pop-Up-Store gilt:

Wer bis zu 2 Wochen vor dem Pop-Up zurücktritt, erhält 100% der Standmiete zurück. 

Wer zwischen 2-0 Wochen vor dem Pop-Up zurücktritt, erhält keine Rückerstattung.

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II. Zahlung

Die Zahlung des Standes muss innerhalb der auf der Rechnung vorgegebenen Frist erfolgen. Wird ohne vorherige Rücksprache die Zahlung nicht innerhalb der Frist gezahlt, führt das automatisch zum Ausschluss von der Veranstaltung. Die Zahlung muss außerdem vollständig erfolgen.

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E. Standinformationen

Standinformationen wie die Größe des Standes, Anzahl der Stühle, Helfer usw sind in FAQ, im Bewerbungsformular sowie in der Informationsmail nach Annahme der Bewerbung enthalten.

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I. Platzierung

Die Platzierung des Standes wird durch den Veranstalter bestimmt. 

Bei der Bewerbung kann ein Wunschsitznachbar angegeben werden. Der entgültige Sitzplan und die Sitzpositionen stehen jedoch im Ermessen des Veranstalters. Es besteht kein Anspruch auf einen bestimmten Sitzplatz. ​

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II. Standaufbau / Standgestaltung

Der Tisch muss mit brandgeschützten Textilien bedeckt sein (wenn eine Tischdecke oder ein Läufer genutzt wird).

Außerhalb der eigenen Standfläche ist das Aufstellen von Bannern, Kleiderstangen oder weiteren Werbemitteln verboten.

Wände dürfen genutzt werden, solange die dafür genutzten Mittel komplett und restlos abgelöst werden können (daraus resultierende Schadenserstattungen trägt der Künstler).

Der Standaufbau muss sicher und fest sein und darf nicht durch Luftzug oder einfaches Anstoßen an den Tisch gefährdet werden. Bei Nicht-Einhaltung kann der Veranstalter den Künstler auffordern, den Standaufbau anzupassen. Sollte dies nicht erfolgen, kann der Künstler vor Ort von der Veranstaltung ausgeschlossen werden. Entstehende Schäden durch unsichere Standbauten trägt der Künstler.

Fluchtwege müssen jederzeit freigehalten werden.

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III. Aufbau und Abbau

Die Auf- & Abbauzeiten werden vorab per Mail an den Künstler gesendet.

Diese Zeiten müssen zwingend eingehalten werden.

Stände, die nicht rechtzeitig (zur Öffnung der Veranstaltung) aufgebaut sind, können von der Veranstaltung ausgeschlossen werden. Stände, die bis zur Öffnung der Veranstaltung nicht besetzt sind, werden anderweitig vergeben / eingesetzt (eine Rückerstattung erfolgt nicht).

Ein frühzeitiger Abbau darf nur nach vorheriger Absprache mit dem Veranstalter erfolgen.

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F. Absage der Veranstaltung

Im Falle einer Absage der Bijutsu werden bereiots geleistete Zahlungen des Ausstellers durch den Veranstalter zurückerstattet. Der Bijutsu e.V. haftet nicht für Schäden und Nachteile, die sich für den Aussteller aus der Absage der Messe ergeben.

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G. Sortiment, Warenangebot

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I. Thematischer Bezug

Das Angebot des Künstlers soll einen Bezug zu Animes, Mangas, Comics oder Japan haben. Der Veranstalter kann Ausnahmen zu dieser Regelung zulassen.

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II. Sortiment

Das angebotene Sortiment muss selbst gezeichnet, gebastelt, genäht, designed oder hergestellt sein. 

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Verboten ist / sind:

• 3D-Drucke, die lediglich genau so ausgedruckt wurden, ohne, dass an der Datei oder dem Endprodukt eine Eigenleistung erkennbar ist

• Das Weiterverkaufen eingekaufter Produkte (Beispiel: Anhänger von AliExpress als Ohrringe verbasteln und verkaufen ohne weitere Eigenleistung; gekaufte Figuren in einem selbst hergestellten Diarama)

• Näharbeiten mit Drucken fremder Künstler ohne Lizenzen (im Stoffladen erworbene Stoffe sind natürlich in Ordnung)

• Bootleg oder Fälschungen und Motive mit verfassungsfeindlichen Symbolen

• Tracing: das komplette Tracing von bestehenden Kunstwerken (gezeichnete oder gemalte).  Es muss eine Eigenleistung von mindestens 50% erkennbar sein (nicht verboten ist zB das tracen von Fotoposen oder Figuren zu diesem Zweck)

• KI / AI: Das Anbieten und Verkaufen von (teilweise) KI/AI generierten Bildern 

• 18+ Produkte: wenn sie unzensiert offen zugänglich sind.

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Nicht verboten ist:

• zB Schmuckteile, die aus gekauften Teilen zusammengesetzt werden, wenn der Eigenanteil an Arbeit 50% übersteigt (zB zusammengesetzte Perlenarmbänder, verdrahtete Halsketten, eingefärbte oder bemalte Rohlinge usw)

• Fanart (der Aussteller ist selbst dafür verantwortlich, die entsprechenden Rechte Dritter nicht zu verletzen. Der Veranstalter ist nicht haftbar)

• 18+ Produkte: wenn sie zensiert sind (Brustwarzen, Körpermitte, Wunden und eindeutige Posen)). Der Verkauf auf Anfrage (von zB Vorbestellern) ist unter Vorlage des Ausweises gestattet. In einem 18+ Bereich ist der Verkauf natürlich auch ohne Zensur gestattet.​

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H. Allgemeines / Rechtliches

Der Bijutsu e.V. hat auf dem gesamten Conventiongelände das Hausrecht.

Der Sitz des Bijutsu e.V. ist Düsseldorf. 

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ENGLISH VERSION | ARTIST TERMS AND CONDITIONS OF BUSINESS

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A. General Participation Requirements

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I. Eligibility

The conditions for booths in Artist Alley are primarily reserved for artists (illustrators, fashion designers, craftspeople, authors, content creators, cosplayers). The organizer may, at their discretion, also admit other exhibitors under these conditions.

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II. Age
The booth operator must be at least 18 years old.

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III. Booth Staffing
The booth must be staffed continuously during opening hours on all event days (short bathroom breaks are permitted if no second person can operate the booth).

 

 

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B. Application and Booking Changes

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I. Application Period
The most current application period is always published on Instagram and on the website.

Applications received later will automatically be placed on the waiting list. The organizer reserves the right to end the application period early if all spaces are booked or if the number of applicants significantly exceeds the number of spaces available.

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II. Application Process
Applications must be submitted exclusively via the application form. Applications submitted through other platforms are not permitted. Applications that are submitted incorrectly will be rejected without further notice.

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III. Organizer's Response / Invoice
Stand confirmations, cancellations, invoices, and other necessary information will be sent to the email address provided during the application process, generally at least four weeks before the event. The payment deadline is stated on the invoice. If payment cannot be made within the deadline, the organizer must be contacted immediately.

IV. Co-exhibitors & Helpers
Co-exhibitors, meaning multiple artists sharing a booth, must be requested/indicated during the application phase.

Unless otherwise stated, one (1) helper is included in the booth fee. Each additional helper must have a day ticket to the event.

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V. Booth Allocation
Booth allocation is based on the following formula:

Approximately 10% are selected by hand.

Approximately 90% are drawn by lot. However, the lottery ensures a balanced representation of all selected artists (e.g., if 30 crafters have already been drawn from 50 available spaces, the remaining 20 spaces will be allocated to illustrators).

 

 

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C. Exclusion Criteria

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I. Inadequate Application
Only the application form may be used for formal applications. Informal applications submitted via other platforms are not permitted. If the application form explicitly requests a link (e.g., to a portfolio or social media) and only a name is provided, this is considered an application deficiency and may lead to exclusion.

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II. Rule Violations
Applicants who have previously violated the rules during the application process or at an event may be excluded from future Bijutsu events. This is at the discretion of the organizer. Rule violations include, but are not limited to, indecent behavior, property damage, inadequate booth maintenance/waste disposal, and insulting or business-damaging behavior.

 

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D. Payment and Withdrawal

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I. Withdrawal
Withdrawal from the booth must be communicated to the organizer in a timely manner. Anyone who fails to attend on the day of the event without prior notification will be excluded from future Bijutsu events.

Anyone who cancels up to 4 weeks before the event will receive a 100% refund of the booth rental fee.

Anyone who cancels between 4 and 0 weeks before the event will not receive a refund of the booth rental fee.

The reason for cancellation is irrelevant.

This policy applies to the Bijutsu Convention.

For the Pop-Up Store:

Anyone who cancels up to 2 weeks before the Pop-Up Store will receive a 100% refund of the booth rental fee.

Anyone who cancels between 2 and 0 weeks before the Pop-Up Store will not receive a refund.

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II. Payment
The booth rental fee must be paid within the period specified on the invoice. Failure to pay within this period without prior consultation will automatically result in exclusion from the event. Payment must also be made in full.

 

 

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E. Booth Information
Booth information such as booth size, number of chairs, helpers, etc., is included in the FAQ, the application form, and the information email after your application has been accepted.

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I. Booth Placement
The booth placement will be determined by the organizer.

Applicants may indicate a preferred seat neighbor when applying. However, the final seating plan and seat positions are at the organizer's discretion. There is no guarantee of a specific seat.

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II. Booth Setup / Booth Design
The table must be covered with fire-retardant textiles (if a tablecloth or runner is used).

Setting up banners, clothing racks, or other promotional materials outside your designated booth area is prohibited.

Walls may be used as long as the materials used can be completely and thoroughly removed (the artist is responsible for any resulting damages).

The booth setup must be secure and stable and must not be compromised by drafts or simple bumps to the table. If these requirements are not met, the organizer may request the artist to adjust the booth setup. Should this not be done, the artist may be excluded from the event on site. The artist is liable for any damages resulting from unsafe booth construction.

Escape routes must be kept clear at all times.

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III. Setup and Takedown
Setup and takedown times will be sent to the artist in advance via email.

These times must be strictly adhered to.

Booths that are not set up in time (for the opening of the event) may be excluded from the event. Booths that are not occupied by the opening of the event will be reassigned/used elsewhere (no refund will be issued).

Early takedown is only permitted after prior agreement with the organizer.

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F. Cancellation of the Event
In the event of cancellation of Bijutsu, any payments already made by the exhibitor will be refunded by the organizer. Bijutsu e.V. is not liable for any damages or losses incurred by the exhibitor as a result of the cancellation of the fair.

 

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G. Product Range

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I. Thematic Relevance
The artist's offerings should have a connection to anime, manga, comics, or Japan. The organizer may grant exceptions to this rule.

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II. Product Range
The product range offered must be hand-drawn, crafted, sewn, designed, or manufactured.

The following are prohibited:

3D prints that are simply printed exactly as shown, without any original contribution being recognizable in the file or the final product
Reselling purchased products (example: using and selling pendants from AliExpress as earrings without any further original contribution; using purchased figures in a self-made diorama)
Sewing projects using prints from other artists without licenses (fabrics purchased from a fabric store are, of course, fine)
Bootlegs or forgeries and designs with unconstitutional symbols
Tracing: the complete tracing of existing artwork (drawn or painted). At least 50% original contribution must be recognizable (tracing photo poses or figures for this purpose is not prohibited)
AI: Offering and selling (partially) AI-generated images
18+ Products: if they are publicly accessible without censorship.

The following are not prohibited:

e.g., jewelry pieces assembled from purchased parts, provided the original work exceeds 50% (e.g., assembled beaded bracelets, wired necklaces, dyed or painted blanks, etc.)
Fan art (the exhibitor is responsible for ensuring that the rights of third parties are not infringed. The organizer is not liable)
18+ products: if they are censored (nipples, midriff, wounds, and explicit poses). Sales upon request (e.g., from those who pre-ordered) are permitted upon presentation of ID. Sales are, of course, permitted without censorship in an 18+ area.

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H. General / Legal Information
Bijutsu e.V. holds the right of domicile on the entire convention grounds.

The registered office of Bijutsu e.V. is in Düsseldorf.

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